莱州市档案馆探索“双库协同”管理模式

在推进数字档案馆建设过程中，如何实现实体档案与信息系统的高效协同，是档案管理中的重要课题。近年来，莱州市档案馆以虚拟库房建设为抓手，探索形成实体库房与虚拟库房“双库协同”的管理模式，提升了档案管理的规范化和精细化水平。

在基础管理方面，莱州市档案馆以馆藏档案清点为切入点，对库房密集架档案开展全面梳理。通过逐架核对、逐盒清点、逐件确认，系统核查档案类别、数量和存放位置，并同步完善电子目录。针对发现的无号、错号及存放不规范等问题，逐一整改，实现实体档案与目录数据、存放位置的一一对应，为信息化管理奠定基础。

在此基础上，依托标准化库房布局，推进虚拟库房建设，对档案架、柜、层、位等进行三维建模，并加载档案位置信息。通过虚拟库房平台，工作人员可直观查看库房布局及档案分布情况，实时掌握库存数量、借阅状态和容量变化，推动库房管理由现场查找向可视化管理转变。

围绕档案管理全流程，莱州市档案馆进一步打通实体库房与虚拟库房之间的数据链路，推动入库、上架、移库、借阅、归还等业务环节协同运行。通过统一标准、同步更新、全程留痕，实现档案实体位置与目录数据动态对应，有效降低错档、漏档风险，档案管理效率明显提升。

“双库协同”管理模式的探索，推动档案管理由传统方式向数字化、精细化转变。下一步，莱州市档案馆将持续完善虚拟库房功能，优化业务流程，推动形成更加高效、规范的档案管理体系，为数字档案馆建设提供实践参考。